Meskipun Anda memiliki daftar tugas yang panjang, di situs demo slot joker123, Anda tidak punya waktu untuk melakukan semuanya sendiri. Asisten virtual (VA) dapat membantu, tetapi tugas apa yang harus Anda tetapkan dan mana yang harus Anda pertahankan?
Itulah yang akan kita bahas dalam posting ini.
Gunakan artikel ini untuk menyusun deskripsi pekerjaan asisten virtual Anda. Kami juga akan membagikan beberapa kiat untuk membantu Anda menemukan asisten yang luar biasa sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
Tugas asisten virtual yang harus Anda pertimbangkan untuk outsourcing
Apa yang dilakukan asisten virtual untuk Anda?
Orang mempekerjakan asisten untuk menangani semua jenis tugas.
Pekerjaan administratif mudah dialihdayakan karena memakan waktu, sederhana, dan perlu. Beberapa tanggung jawab asisten virtual yang paling umum adalah tugas administratif.
Tetapi asisten virtual dapat melakukan lebih dari sekadar menjawab pesan dan menjadwalkan janji temu.
Beberapa VA memiliki keterampilan khusus sehingga mereka dapat mengambil lebih banyak tanggung jawab. Anda sering dapat menemukan asisten dengan pengalaman dalam pemasaran, analisis data, atau layanan pelanggan. Spesialis ini mengenakan biaya lebih sedikit, tetapi keahlian mereka sepadan dengan biayanya.
Berikut adalah daftar tugas yang harus Anda pertimbangkan untuk didelegasikan ke asisten virtual
Mengelola email
Email mungkin salah satu pembuang waktu terbesar bagi sebagian besar pengusaha. Bayangkan bekerja keras pada tugas tertentu, masuk ke zona tersebut, dan tiba-tiba, notifikasi email baru muncul.
Anda membuka email untuk melihat tentang apa itu, dan sebelum Anda menyadarinya, Anda kehilangan arus. Anda membutuhkan rata-rata 23 menit untuk memfokuskan kembali dan kembali ke zona.
Itulah yang dilakukan interupsi pada alur kerja Anda. Berapa jam Anda telah kehilangan interupsi email sendirian? Gangguan jarang sebanding dengan produktivitas Anda yang hilang. Memiliki asisten virtual yang mengelola kotak masuk Anda dapat menghemat waktu berjam-jam setiap minggu dan memungkinkan Anda menghabiskan waktu untuk tugas dengan prioritas lebih tinggi.
Meskipun gagasan memberi orang lain kendali atas kotak masuk email Anda mungkin tampak menakutkan pada awalnya, ada sedikit risiko. Manajemen email adalah tugas umum untuk asisten virtual. Selama Anda berurusan dengan perusahaan atau kontraktor terkemuka, Anda tidak akan menghadapi masalah apa pun.
VA Anda dapat menangani sebagian besar permintaan sederhana dan menghapus pesan spam. Jika ada sesuatu yang mendesak, mereka akan mendapatkan perhatian Anda.
Ajari asisten Anda cara menangani email paling umum yang Anda terima. Misalnya, buat panduan tentang cara menanggapi pertanyaan umum dari klien.
Juga bijaksana untuk menetapkan kebijakan untuk pesan promosi. Semakin jarang mereka bertanya kepada Anda apa yang harus dilakukan, semakin banyak waktu yang dapat Anda habiskan untuk hal-hal lain.
Jangan berharap asisten virtual menyalin gaya komunikasi Anda dari awal. Beri mereka waktu untuk belajar bagaimana Anda berkomunikasi. Beri mereka umpan balik sesering mungkin sehingga mereka tahu apa yang mereka lakukan dengan baik dan di mana mereka perlu ditingkatkan. Seiring waktu, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda pernah mengelola kotak masuk Anda sendiri.
Menjawab panggilan telepon
Panggilan telepon, baik yang berhubungan dengan pribadi maupun bisnis, mengganggu Anda seperti halnya email. Delegasikan gangguan kecil ini ke asisten virtual Anda sehingga Anda dapat tetap fokus.
Lebih baik meminta orang sungguhan menjawab panggilan Anda daripada membiarkan mereka pergi ke pesan suara.
Penelepon Anda akan menghargai bahwa mereka berbicara dengan manusia yang sebenarnya untuk meninggalkan pesan mereka, dan asisten virtual Anda dapat menjawab sebagian besar pertanyaan sederhana tanpa mengganggu Anda sama sekali. Jika ada situasi yang mendesak, mereka dapat segera menghubungi Anda.
Ingatlah bahwa meneruskan panggilan Anda ke asisten Anda selama jam kerja berarti Anda perlu mempekerjakan seseorang yang tersedia selama waktu itu. VA internasional mungkin berharap untuk bekerja secara asinkron. Jika Anda berencana meminta asisten Anda untuk menangani panggilan telepon, pastikan bahwa mereka akan tersedia sepanjang hari kerja.
Manajemen jadwal
Email bolak-balik adalah cara yang tidak efisien untuk menjadwalkan rapat. Alat penjadwalan rapat lebih baik, tetapi Anda harus berhati-hati untuk selalu memperbaruinya atau orang akan menjadwalkan janji temu yang mengganggu prioritas Anda yang lain.
Asisten virtual adalah solusi yang lebih baik
Mereka melacak waktu fokus Anda, mengatur janji agar seefisien mungkin, dan mengingatkan Anda untuk bersiap sebelumnya. Jika Anda mengadakan rapat di luar kantor, asisten Anda akan memastikan Anda memiliki banyak waktu untuk pergi dari satu tempat ke tempat lain.
Jika Anda perlu menjadwal ulang, asisten Anda dapat memanggil semua orang yang terlibat dan mengatur waktu baru. Mereka akan memastikan semua orang mendapatkan pesan dan waktu baru bekerja untuk semua pihak.
Terkadang, rapat harus ditolak. VA Anda dapat membantu Anda menyaring permintaan seperti “Saya ingin membelikan Anda secangkir kopi dan memilih otak Anda” sehingga Anda hanya menghabiskan waktu terbatas untuk janji temu yang paling penting.